Privacyverklaring Vanbreda Agencies
1. Wie is Vanbreda Agencies?
Vanbreda Agencies NV, met maatschappelijke zetel te 2140 Antwerpen, Plantin & Moretuslei 309, RPR 0772.859.673, is als gevolmachtigde onderschrijver geregistreerd in het register van verzekeringstussenpersonen van de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA). Het register van de verzekeringstussenpersonen wordt bijgehouden door de FSMA (Congresstraat 12-14, 1000 Brussel) en is terug te vinden op www.fsma.be.
Vanbreda Agencies NV behoort tot de groep rond Vanbreda Risk & Benefits, actief in de verzekeringsmakelaardij. In het register van verzekeringstussenpersonen kan Vanbreda Agencies NV – maar ook alle met Vanbreda Risk & Benefits NV gelieerde Belgische makelaarsvennootschappen (Vanbreda Groep) – geconsulteerd worden.
In Nederland wordt de Vanbreda Groep vertegenwoordigd door Vanbreda Risk & Benefits Nederland en in Luxemburg door Vanbreda Risk & Benefits SA.
De Vanbreda-Groep heeft nauwe banden met de verzekeringsmaatschappij Justitia. Justitia is gespecialiseerd in het verzekeren van Employee Benefitsplannen en medeverzekering in Brand Grote Risico’s die door de Vanbreda-Groep op maat van de onderneming-verzekeringnemer worden uitgewerkt.
Vanbreda Agencies NV is een gevolmachtigd onderschrijver die verzekeringsoplossingen aanbiedt in schadeverzekeringen. Vanbreda Agencies NV heeft hiervoor volmachtovereenkomsten afgesloten met verzekeraars voor specifieke taken zoals onderschrijvings- en schaderegelingsbevoegdheden van de aangeboden producten. Vanbreda Agencies NV verdeelt haar producten uitsluitend via Vanbreda Risk & Benefits NV en haar dochter- of zusterbedrijven, tevens verzekeringsmakelaars. Een eindklant die een product van Vanbreda Agencies NV wenst te onderschrijven wendt zich tot Vanbreda Risk & Benefits NV die een behoefteanalyse zal uitvoeren om te bepalen of een product geschikt is en het best past bij zijn specifieke noden.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de situatie verwerken wij volgende persoonsgegevens: jouw identiteitsgegevens, jouw contactgegevens, gezondheidsgegevens, financiële gegevens, … Wij verwerken deze persoonsgegevens enkel om één van de redenen opgesomd onder punt 4.
3. Jouw rechten
3.1 Je kan jouw persoonsgegevens inkijken
Als je wil weten of en welke persoonsgegevens Vanbreda Agencies van jou verwerkt, kan je inzage vragen. Vanbreda Agencies zal je dan een zo volledig mogelijk overzicht bezorgen van de persoonsgegevens die zij in haar actieve bestanden verwerkt. Gezien de grote hoeveelheid persoonsgegevens die door Vanbreda Agencies verwerkt worden, verzoeken we om te preciseren op welke informatie of welke verwerkingsactiviteiten het verzoek betrekking heeft. Persoonsgegevens die enkel voorkomen in back-up- of logbestanden of niet rechtstreeks aan jou gelinkt kunnen worden, zullen niet worden opgenomen.
3.2 Je kan jouw persoonsgegevens laten verbeteren
Als blijkt dat de persoonsgegevens die wij van jou verwerken onvolledig of niet (meer) juist zijn, kan je deze (laten) aanpassen of vervolledigen.
3.3 Je kan jouw persoonsgegevens soms laten wissen
Jouw persoonsgegevens worden na verloop van tijd automatisch gewist. Meer uitleg hierover vind je onder punt 6. Als je denkt dat jouw persoonsgegevens ten onrechte worden verwerkt, kan je vragen dat Vanbreda Agencies deze vroeger wist.
3.4 Je kan bezwaar aantekenen tegen bepaald gebruik van jouw persoonsgegevens
Het kan zijn dat je, door een specifieke situatie waarin je je bevindt, niet akkoord kan gaan met een verwerking op basis van de rechtvaardige belangen van Vanbreda Agencies. In dat geval kan je bezwaar aantekenen tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens en zal Vanbreda Agencies jouw specifieke en haar belangen afwegen. Enkel als er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder doorwegen dan jouw belangen (vb. fraudebestrijding) of in het kader van een (toekomstige) rechtsvordering, zal Vanbreda Agencies jouw persoonsgegevens verder verwerken.
Als je bezwaar maakt tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens voor direct marketing, zal Vanbreda Agencies de verwerking voor dit doeleinde beëindigen.
3.5 Je kan je verzetten tegen bepaald gebruik van jouw persoonsgegevens
Je kan Vanbreda Agencies vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken als er bijvoorbeeld tijd nodig is om de juistheid van jouw persoonsgegevens te controleren, als de verwerking onrechtmatig is, als Vanbreda Agencies deze persoonsgegevens niet meer nodig heeft (maar je wel in het kader van een rechtsvordering) of als je bezwaar hebt gemaakt tegen een verwerking en er nog een belangenafweging moet plaatsvinden.
3.6 Je kan vragen om jouw persoonsgegevens over te dragen aan een andere partij
Voor de persoonsgegevens die je zelf aan Vanbreda Agencies verstrekt hebt, en die met jouw toestemming of op basis van een overeenkomst en via een geautomatiseerd procedé verwerkt worden, kan je vragen dat ze overgedragen worden aan jouzelf of iemand anders.
3.7 Je kan soms weigeren dat er besluiten genomen worden op basis van een geautomatiseerde verwerking
In sommige van onze processen worden besluiten genomen zonder menselijke tussenkomst. Een voorbeeld hiervan is de terugbetaling van een schade waarvoor het in de specifieke situatie ook voor een computer duidelijk is dat de terugbetaling vanzelfsprekend is. Het bestaan van dergelijke geautomatiseerde besluitvoering en de onderliggende logica worden bij het proces zelf meegegeven. Je mag jouw contactpersoon bij Vanbreda Agencies steeds contacteren als je vragen hebt bij deze geautomatiseerde besluitvoering of als je je niet kan vinden in een besluit en hierbij toelichting wenst te geven.
3.8 Je kan jouw toestemming intrekken
Voor de persoonsgegevens die Vanbreda Agencies op basis van jouw toestemming verwerkt, kan je te allen tijde jouw toestemming intrekken. Als je jouw toestemming intrekt, kan het zijn dat Vanbreda Agencies bepaalde diensten/services niet meer kan leveren.
3.9 Hoe kan je deze rechten uitoefenen?
Als je één van deze rechten wenst uit te oefenen is het belangrijk dat je:
jouw vraag aan Vanbreda Agencies duidelijk formuleert (o.a. over welke informatie of welke activiteit jouw verzoek gaat, welk type verzekering, jouw cliëntennummer, …);
je identificeert (vb. via de beveiligde online platformen of een kopie van de identiteitskaart).
Naargelang de omvang en de impact van jouw vraag, kan Vanbreda Agencies bijkomende informatie vragen.
Jouw vraag richt je het best aan jouw contactpersoon bij Vanbreda Agencies.
Voor jouw vragen of klachten over de uitoefening van jouw rechten kan je ook terecht bij de Data Protection Officer van Vanbreda Agencies: via ons contactformulier, per e-mail naar dpo@vanbreda-agencies.be of per post naar Vanbreda Agencies, t.a.v. Data Protection Officer, Plantin en Moretuslei 309, 2140 Antwerpen.
Meer informatie over de wetgeving rond de bescherming van persoonsgegevens vind je terug op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Je kan daar ook klacht indienen.
4. Waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens?
4.1 Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen
Vanbreda Agencies heeft bepaalde persoonsgegevens nodig om te voldoen aan haar wettelijke verplichtingen. Als zij niet over deze gegevens kan beschikken, kan zij geen overeenkomst met je sluiten, verderzetten of een verrichting uitvoeren die door jou of een derde in jouw voordeel gevraagd werd.
Wettelijke bepalingen die Vanbreda Agencies ertoe aanzetten jouw persoonsgegevens te verwerken zijn onder andere:
De verzekeringswetgeving met in het bijzonder de wet van 4 april 2014 en de wet van 2 augustus 2002 betreffende het toezicht op de financiële sector en de financiële diensten;
De antiwitwaswetgeving met in het bijzonder de wet van 18 september 2017;
De sanctiewetgeving met in het bijzonder de Europese verordening 2580/2001/EG;
Boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.
4.2 Om de overeenkomst te kunnen sluiten en uitvoeren
Sommige persoonsgegevens zijn nodig om de bemiddelingsovereenkomst te kunnen sluiten of om de service te kunnen leveren die je van Vanbreda Agencies mag verwachten bij de uitvoering van de overeenkomst.
Tot de service van Vanbreda Agencies behoort onder andere het beheren van verzekeringscontracten, de schadeverwerking van uw verzekeringspolissen, het uitvoeren van het in- en excasso van gelden.
4.3 Voor de goede werking van onze diensten
Vanbreda Agencies zal jouw persoonsgegevens ook verwerken op grond van haar gerechtvaardigd belang.
Verwerkingen die op deze grond gebeuren, kaderen onder andere in:
Cliënteelmanagement;
Centrale administratie binnen Vanbreda Agencies;
Algemene sturing van de onderneming, inclusief rendabiliteitsopvolging;
Risicobeheer, fraudebestrijding & compliance;
Juridische ondersteuning en verdediging van onze rechten;
Controle en verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening;
Interne audit;
IT-ondersteuning ten behoeve van andere doeleinden;(vb. gebruik van pseudo-anonieme gegevens bij het testen van programma’s, het zoeken naar oorzaken en oplossen van IT-problemen, …);
Netwerk- en informatiebeveiliging, inclusief toegangscontrole;
Studies en statistiek;
Analyse van gebruik van website, apps, ... met het oog op verbeteren van onze producten en diensten;
Direct marketing aan bestaand cliënteel (commerciële mailings, uitnodigingen events en seminaries, versturen van enquêtes, …).
Bij deze verwerkingen zal Vanbreda Agencies telkens haar eigen belang afwegen tegen jouw rechten en redelijke verwachtingen. Als je niet akkoord bent met één van bovengenoemde verwerkingen, kan je zoals omschreven in punt 3 hiertegen bezwaar aantekenen.
4.4 Voor de goede werking van diensten van onze cliënten en verzekeraars
Vanbreda Agencies zal jouw persoonsgegevens ook verwerken op grond van gerechtvaardigde belangen van derde partijen zoals cliënten, werkgevers en verzekeraars. Dit zal enkel gebeuren wanneer het belang van de andere partij zwaarder doorweegt dan de impact op jouw rechten en redelijke verwachtingen.
Waar mogelijk worden deze gegevens op een anonieme basis gecommuniceerd met de betrokken partijen.
4.5 Om aan direct marketing te doen
Vanbreda Agencies wenst je producten en diensten aan te bieden die relevant zijn voor jou. Daarnaast zien we het als onze taak om jou te wijzen op nieuwe bedrijfsrisico’s die bijvoorbeeld de continuïteit van jouw onderneming in gevaar kunnen brengen.
Om je zo goed mogelijk te adviseren, maakt Vanbreda Agencies gebruik van de gegevens die het ter haar beschikking heeft. Vanbreda Agencies maakt gebruik van jouw persoonsgegevens om aan direct marketing te doen. Door jouw persoonsgegevens te analyseren, geniet je van een aanpak op maat en kan Vanbreda Agencies je gepersonaliseerde voorstellen doen. Indien je dit liever niet hebt, kan je dit ons steeds laten weten.
4.6 Omdat je ons hiervoor toestemming gaf
Bepaalde persoonsgegevens worden alleen verwerkt omdat je Vanbreda Agencies hiervoor toestemming hebt gegeven. Deze toestemming kan je steeds en zonder dit te moeten motiveren, intrekken.
De intrekking betekent dat deze verwerkingen op basis van toestemming in de toekomst niet meer mogelijk zijn. De intrekking van jouw toestemming heeft niet tot gevolg dat verwerkingen die gebeurd zijn op basis van jouw toestemming plots niet meer geldig zijn.
5. Van wie krijgen wij jouw persoonsgegevens?
Jouw persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren tot bij Vanbreda Agencies komen:
Je hebt deze zelf, bij aanvang of tijdens de samenwerking, aan ons meegedeeld;
Vanbreda Agencies ontving jouw persoonsgegevens van iemand uit jouw (familiale) omgeving;
Vanbreda Agencies ontving jouw persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van een overeenkomst met jouw werkgever waarbij je een verzekerde/begunstigde/contactpersoon bent;
Vanbreda Agencies vond deze persoonsgegevens in publieke bronnen terug (vb. Belgisch Staatsblad, LinkedIn, …);
Vanbreda Agencies kocht deze aan bij derde partijen, vb. prospectiedatabank waar je jouw toestemming aan hebt gegeven;
Iemand anders heeft Vanbreda Agencies jouw persoonsgegevens bezorgd in het kader van de uitvoering van een verzekeringsovereenkomst of het beheer van een schadegeval;
Iemand anders heeft Vanbreda Agencies jouw persoonsgegevens bezorgd in het kader van een overeenkomst die Vanbreda Agencies met deze derde heeft;
Op een onrechtstreekse wijze (bijvoorbeeld door het surfen naar onze website).
Als je Vanbreda Agencies persoonsgegevens bezorgt van iemand anders, is het belangrijk dat je deze persoon daarover informeert en verwijst naar deze Privacyverklaring.
6. Aan wie bezorgen wij jouw persoonsgegevens?
6.1 Makelaar
Jouw persoonsgegevens kunnen uitgewisseld worden tussen Vanbreda Agencies en jouw makelaar.
6.2 Anderen
Vanbreda Agencies kan jouw persoonsgegevens bezorgen aan partijen die betrokken zijn bij de uitvoering van een overeenkomst of polis. Dit zijn bijvoorbeeld (potentiële) verzekeraars, de contactpersoon bij een bedrijf, (medische) experten en consultants, bank, mutualiteit,…
Jouw gezondheidsgegevens worden met extra zorg behandeld. Om geen onnodige gegevens te verwerken, vragen we om de afspraken bij de verzekeringspolis te respecteren. Als Vanbreda Agencies deze gegevens aan een derde meedeelt (vb. verzekeraar of jouw huisarts), kadert dit enkel in de uitvoering van een overeenkomst of uitbetaling van een schadegeval.
Vanbreda Agencies kan jouw persoonsgegevens ook bezorgen aan partijen die betrokken zijn bij de afhandeling van een schadegeval. Dit zijn bijvoorbeeld de (verzekeraar van de andere) partij, (medische) experten en consultants, bank …
Om haar dienstverlening optimaal te laten verlopen, maakt Vanbreda Agencies gebruik van een aantal leveranciers en onderaannemers. Om hun taken correct uit te voeren, kan het zijn dat zij toegang hebben tot jouw persoonsgegevens. Door met hen een verwerkersovereenkomst te sluiten, legt Vanbreda Agencies zeer duidelijke krijtlijnen op waarvoor en waarbinnen jouw persoonsgegevens verwerkt mogen worden. Daarnaast legt Vanbreda Agencies ook de nodige beveiligingsnormen op.
Als Vanbreda Agencies hiertoe wettelijk verplicht is, zal zij jouw persoonsgegevens delen met de bevoegde overheidsinstanties.
Belangrijk: Vanbreda Agencies verkoopt jouw persoonsgegevens niet!
Vanbreda Agencies streeft ernaar om jouw persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken, tenzij dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst (bv. contact met een lokale expert voor schade in het buitenland). Indien dit niet het geval is, zal Vanbreda Agencies je hierover informeren.
7. Automatische besluitvorming
Vanbreda Agencies maakt in sommige processen gebruik van automatische verwerking van gegevens om de snelheid, betrouwbaarheid en efficiëntie van haar dienstverlening te verhogen.
In beperkte gevallen is er een automatische besluitvorming waaraan voor de verzekerde gevolgen verbonden zijn. Deze processen zijn onderworpen aan een manueel nazicht op steekproefbasis. Je hebt steeds het recht om voor deze processen een menselijke tussenkomst te vragen, jouw visie te geven of het geautomatiseerde besluit aan te vechten. Contacteer hiervoor jouw contactpersoon of de Data Protection Officer.
8. Hoelang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
Vanbreda Agencies zal jouw persoonsgegevens enkel bewaren zolang Vanbreda Agencies deze gegevens nodig heeft voor de uitvoering van haar taken en behartiging van haar belangen.
In onze actieve systemen vernietigen wij jouw gegevens ten laatste na de verjaring van de aansprakelijkheidstermijn voor potentiële klachten.
In onze back-upsystemen worden jouw gegevens bewaard tot deze uit de aard van het bewaringssysteem zelf verwijderd worden. Wanneer een back-up gebruikt zou moeten worden, worden eerst de gegevens die niet meer nodig zijn voor de beschreven doeleinden verwijderd uit de actieve systemen.
9. Waarom gebruiken wij Google Analytics?
Vanbreda Agencies gebruikt Google Analytics om gegevens over het gebruik van de website te verzamelen en te verwerken in statistieken en gedetailleerde rapporten. Deze informatie wordt verzameld aan de hand van cookies met als doel de website te optimaliseren in functie van gebruikerspatronen.
De informatie die wordt verzameld, wordt rechtstreeks gestuurd naar de servers van Google in de Verenigde Staten. Deze informatie wordt tevens daar opgeslagen. Om te vermijden dat data kunnen worden herleid naar specifieke gebruikers, wordt het IP-adres van de gebruiker doorgestuurd naar Google en daar geanonimiseerd alvorens het wordt gebruikt. Deze (geanonimiseerde) IP-adressen worden nooit samen verwerkt met andere gegevens van de gebruiker. Op die manier worden enkel data verzameld van anonieme groepen, en niet van individuele gebruikers.
Bovendien verzamelt Vanbreda Agencies via Google Analytics geen demografische gegevens van haar gebruikers, en worden er geen bijkomende gegevens verzameld voor advertentiedoeleinden. Daarbij worden er geen User ID’s bijgehouden, en wordt er nergens persoonlijk identificeerbare informatie weergegeven in de URL’s van de website.
Google treedt op als verwerker van onze data, en in functie van deze rol werd een verwerkersovereenkomst afgesloten met Google. Er werd Google geen toestemming verleend om de data van de website van Vanbreda Agencies te gebruiken voor eigen doeleinden, zoals advertenties tonen.
De data die Google Analytics verzamelt zijn dus anoniem en worden enkel gebruikt om de gebruikservaring van de website zo goed mogelijk te maken. Informatie die wij verzamelen:
Titel & URL van de door de gebruiker bezochte pagina’s;
Informatie over browser, besturingssysteem en schermresolutie van de gebruiker;
Gebruikersinformatie: taal & locatie van de gebruiker op basis van browsersettings en IP-adres. Deze locatie zal een ruwe schatting zijn omdat het IP-adres wordt verkort;
Via welk platform of welke website de gebruiker op de website van Vanbreda Agencies belandt, hoelang de gebruiker blijft en hoeveel pagina’s hij bezoekt, en op welke datum en tijdstip dit bezoek plaatsvindt.
Verder maakt de website van Vanbreda Agencies gebruik van Google Tag Manager. Deze tool van Google Inc. zorgt ervoor dat er verschillende tags op de website geplaatst kunnen worden. Google Tag Manager maakt zelf geen gebruik van cookies, of verzamelt geen informatie van haar gebruikers.
10. Privacybeleid verzekeraars
Vanbreda Agencies werkt samen met verschillende verzekeraars. Je kan het privacybeleid van jouw verzekeraar terugvinden op hun website.
Datum publicatie: 19/10/2022
Vragen en problemen rond privacy
Voor al jouw vragen en problemen rond de verwerking van jouw persoonsgegevens kan je terecht bij onze functionaris voor gegevensbescherming (DPO): dpo@vanbreda-agencies.be of per post Vanbreda Agencies, t.a.v. DPO, Plantin en Moretuslei 309, 2140 Antwerpen.